Cómo abordar la compra de software para seguridad, medio ambiente y calidad

Comprar software para gestionar la seguridad, el medio ambiente y la calidad requiere expectativas realistas y una planificación cuidadosa. Ya sea la primera vez que adquirís una solución tecnológica o si ha pasado tiempo desde tu último proceso de compra, estos son algunos puntos clave que te ayudarán a navegar el proceso.

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Establece un cronograma realista

Comprar un software de este tipo no es un proceso inmediato. Desde las consultas iniciales hasta tener un sistema completamente implementado, deberías prever al menos entre 6 y 12 meses. Dependiendo de la complejidad de tu organización y la cantidad de departamentos o ubicaciones involucradas, este plazo puede extenderse aún más.

Esto significa que, aunque esperes estar operando en cuatro meses, lo más probable es que en ese tiempo todavía estés interactuando con los equipos de compras. Lograr la alineación de todas las partes lleva tiempo, ¡y está bien que así sea!

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Alinea a los actores clave desde el inicio

Comprar software no se trata solo de tecnología: también se trata de las personas que lo van a usar, implementar y mantener. Asegurate de contar con:

• Participación del equipo de IT: Los equipos de IT suelen definir requisitos clave (por ejemplo, certificación SOC 2, infraestructura en la nube) que tu proveedor deberá cumplir. Pregunta si tienen una lista predefinida de requisitos técnicos para evitar sorpresas más adelante.
• Un patrocinador del proyecto: Identifica a un referente senior que pueda respaldar la iniciativa y ayudar a obtener aprobación presupuestaria. Esta es tu primera oportunidad para empezar a construir el caso de negocio internamente.
• Aprobación interdepartamental: Asegurate de que tanto los responsables como los usuarios del área estén alineados. El éxito del sistema depende directamente de su adopción.

Evalúa el caso de negocio

Invertir en un nuevo sistema debería resolver un problema crítico. Que tu sistema actual no te guste ya no es un motivo suficiente. Preguntate:

• ¿El sistema actual está afectando la operación?
• ¿Exploraste mejoras o actualizaciones con tu proveedor actual?
• ¿Cuánto tiempo queda del contrato vigente?
• ¿Hay otras áreas del negocio que usen soluciones similares que podrían adaptarse a tu equipo?

Muchas veces, mejorar lo que ya tienes puede ser más rápido y rentable que comenzar desde cero. Sin embargo, también hay razones válidas para cambiar, como por ejemplo:

• Limitaciones técnicas: Si usas un sistema antiguo que ya no recibe soporte o carece de funcionalidades clave (por ejemplo, si no permite el uso desde dispositivos móviles).
• Nuevas exigencias regulatorias: Estándares emergentes como los reportes ESG o la Directiva de Reportes de Sostenibilidad Corporativa (CSRD) pueden requerir capacidades que tu herramienta actual no tiene.
• Ineficiencias operativas: Procesos que consumen demasiado tiempo, como carga doble de datos para inspecciones o armado manual de reportes mensuales, pueden justificar una nueva solución. Intenta cuantificar cuánto tiempo se está perdiendo y cuánto podrías ahorrar. ¿La ganancia en eficiencia justifica la inversión?

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Comprende el valor estratégico de la seguridad y salud

Las funciones de seguridad y salud no generan ingresos directos, pero pueden impactar fuertemente en el ahorro de costos, la satisfacción del personal, la cultura organizacional y el cumplimiento normativo. Construir un caso de negocio sólido implica mostrar cómo el sistema puede:

• Reducir reclamos e incluso primas de seguros mediante la gestión proactiva de riesgos.
• Facilitar el cumplimiento de regulaciones en constante evolución.
• Mejorar la eficiencia operativa del personal en campo.

Consideraciones finales

‍Comprar software para gestionar la seguridad, el medio ambiente y la calidad implica una inversión considerable de tiempo, dinero y recursos. Empieza por establecer expectativas realistas, involucrar a las personas correctas y construir un caso sólido para el cambio. Estos pasos te ayudarán a preparar a tu organización no solo para un proceso de compra exitoso, sino también para una implementación y adopción sostenibles.