Cuándo configurar: cómo agregar valor sin complicar tu software de seguridad, medio ambiente y salud

Implementar un nuevo software para gestionar la seguridad, el medio ambiente y la salud es una gran oportunidad para mejorar procesos… pero también puede convertirse en una excusa para complicarlos más de la cuenta. Configurar hasta el último detalle puede sonar tentador, pero suele generar retrasos innecesarios y aumentar los costos. La clave está en configurar solo cuando realmente sea necesario y aporte valor.

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Por qué menos es más cuando se trata de configurar

Es comprensible querer que tu nuevo sistema se parezca a los formularios en papel o a los procesos antiguos que estás usando. Pero aquí va una verdad importante:

• Haz la pregunta correcta: Antes de personalizar, preguntate: “¿Por qué necesitamos esto?” Configurá porque es necesario, no solo porque es posible.
• Las buenas prácticas existen por una razón: Los sistemas modernos ya están diseñados siguiendo estándares de la industria. Aprovéchalos, en lugar de aferrarte a “así lo hicimos siempre”, y probablemente veas mejoras en eficiencia.
• La sobreconfiguración es costosa: Agregar complejidad innecesaria incrementa el tiempo y el costo de implementación. Recuerda que es mucho más fácil agregar funciones más adelante que tener que deshacer procesos demasiado personalizados.

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Establece principios desde el inicio

Con esto en mente, te recomendamos definir algunos principios de proyecto antes de empezar con la configuración. Por ejemplo:

• Busca usar el sistema lo más cercano posible a su versión estándar.
• Mantiene la mente abierta al cambio—no te quedes atrapado en el “siempre lo hicimos así”.
• Adopta una mentalidad de “seguidor ágil”: enfócate en aprovechar las funcionalidades que ya existen y funcionan, en lugar de liderar con procesos personalizados desde cero.

Cuándo sí tiene sentido configurar

Algunas configuraciones son necesarias—pero siempre deben tener un propósito claro. Por ejemplo:

1. ‍Reportes: Empieza desde los resultados que necesitás. Configurá los campos y datos necesarios para generar esos informes clave.
2. Flujos de trabajo: Adaptá los flujos solo si responden a normativas críticas o políticas internas. Evitá agregar pasos que solo generan demoras.
3. Campos: Incorpora solo los campos indispensables. Siempre es mejor empezar simple y escalar con el tiempo.

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Evita la mentalidad de “somos únicos”

Aunque cada organización tiene sus particularidades, la mayoría de los procesos de seguridad, medio ambiente y salud son bastante similares. Por ejemplo, reportes de incidentes, investigaciones o cadenas de aprobación suelen repetirse en todas partes. Donde los sistemas realmente se diferencian es en aspectos prácticos, como la usabilidad de la app móvil o tareas específicas en campo.

Por eso, cuando elijas un proveedor de software, enfocate más en esas diferencias funcionales y no tanto en cuánta personalización vas a necesitar para replicar tus formularios actuales al pie de la letra.

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Consideraciones finales

La configuración de tu software debe aportar valor, no complejidad. Si te enfocás en lo que realmente necesitás (y no en lo que “sería bueno tener”), y comienzas desde las buenas prácticas, lograrás una implementación más rápida, eficiente y con un sistema que funcione para tu organización—hoy y a futuro.

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